Nghị định số 293/2026/NĐ-CP hướng dẫn thực thi Công ước La Hay ngày 5/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille)

Ngày 31/12/2025, Văn kiện gia nhập Công ước La Hay ngày 5/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille – Công ước) của Việt Nam đã được lưu chiểu tại Bộ Ngoại giao Vương quốc Hà Lan – Cơ quan lưu chiểu Công ước và được thông báo tới các quốc gia thành viên. Theo quy định, Công ước Apostille sẽ chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam, và được áp dụng giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên chấp thuận việc gia nhập này kể từ ngày 11/9/2026. Để hướng dẫn thực thi Công ước này, chính phủ đã ban hành Nghị định số 293/2026/NĐ-CP ngày 23/7/2026 có hiệu lực tại Việt Nam kể từ ngày 11/09/2026.

Nghị định này quy định rõ: giấy tờ công của Quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam đã được cấp chứng nhận Apostille bởi cơ quan có thẩm quyền của Quốc gia thành viên đó, được miễn hợp pháp hóa lãnh sự và được sử dụng tại Việt Nam mà không phải thực hiện thêm bất kỳ thủ tục chứng nhận nào theo quy định của pháp luật có liên quan. Cơ quan, tổ chức tại Việt Nam không được yêu cầu thực hiện thêm thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ công đã được cấp chứng nhận Apostille hợp lệ.

Như vậy, kể từ ngày 11/09/2026 giấy tờ công của Việt Nam để sử dụng tại nước ngoài và giấy tờ công của nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam được chứng nhận theo các hình thức sau đây:

Chứng nhận Apostille, áp dụng đối với giấy tờ công lưu thông giữa Việt Nam và Quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam;
Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, áp dụng đối với giấy tờ công lưu thông trong quan hệ với quốc gia không phải là Quốc gia thành viên Công ước;
Trường hợp điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định đơn giản hơn hoặc miễn yêu cầu chứng nhận, xác thực giấy tờ công so với hai hình thức nêu trên thì ưu tiên áp dụng quy định của điều ước quốc tế đó.

Giấy tờ công là giấy tờ, tài liệu được lập dưới dạng bản giấy hoặc dữ liệu điện tử bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền theo pháp luật của nước nơi giấy tờ được lập, trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo pháp luật của nước đó, bao gồm: giấy tờ do cơ quan hoặc người có thẩm quyền thuộc tòa án hoặc cơ quan tư pháp lập; giấy tờ hành chính; văn bản công chứng; chứng nhận chính thức trên giấy tờ được ký với tư cách cá nhân.

Cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille là cơ quan do Quốc gia thành viên Công ước chỉ định theo quy định của Công ước để cấp chứng nhận Apostille, bao gồm cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và của Quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam. Bộ Ngoại giao được chỉ định là cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam.

Hiệu lực của chứng nhận Apostille điện tử (e-Apostille): E-Apostille do cơ quan có thẩm quyền của Quốc gia thành viên Công ước cấp có giá trị pháp lý tương đương chứng nhận Apostille bằng giấy và không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử. Tính xác thực của chứng nhận Apostille điện tử được xác minh thông qua Sổ đăng ký điện tử của Quốc gia thành viên đã cấp hoặc theo cơ chế do Công ước Apostille quy định. Trong quá trình thực thi Công ước, cần có hướng dẫn cụ thể hơn về e-Apostille do cơ quan có thẩm quyền của Quốc gia thành viên Công ước cấp sẽ được chấp nhận tại Việt Nam.

Sử dụng tài liệu đã được cấp chứng nhận Apostille: Giấy tờ công đã được cấp chứng nhận Apostille không được lập bằng tiếng Việt phải được dịch ra tiếng Việt; bản dịch phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

Các trường hợp từ chối tiếp nhận giấy tờ công đã được cấp chứng nhận Apostille

Giấy tờ của Quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam đã được cấp chứng nhận Apostille bị từ chối tiếp nhận tại Việt Nam trong các trường hợp sau đây:

Giấy tờ có chứng nhận Apostille không phải giấy tờ công theo pháp luật của quốc gia nơi giấy tờ được lập hoặc giấy tờ do viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự lập hoặc giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan.
Chứng nhận Apostille không được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của Quốc gia thành viên Công ước nơi giấy tờ công được lập, hoặc chứng nhận Apostille không có tiêu đề bằng tiếng Pháp “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” và không đầy đủ các nội dung theo Mẫu Chứng nhận kèm theo Công ước Apostille.
Giấy tờ công và chứng nhận Apostille có dấu hiệu giả mạo, tẩy xóa, sửa chữa trái phép.
Nội dung của giấy tờ công vi phạm pháp luật Việt Nam, xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam, trái với các nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam về trật tự công cộng, đạo đức xã hội.

Việc gia nhập Công ước là bước tiến lớn của Việt Nam trong việc cắt giảm thủ tục, hình thức về giấy tờ, tạo thuận lợi lớn cho chủ thể quyền thuộc Quốc gia thành viên Công ước thông qua việc thay thế yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ công, một thủ tục yêu cầu đáng kể về thời gian, công sức và chi phí, bằng chứng nhận Apostille. Điều này góp phần thúc đẩy các hoạt động bảo hộ, thực thi quyền sở hữu trí tuệ của các chủ thể quyền tại Việt Nam.

Nếu Quý khách có nhu cầu hỗ trợ thêm về vấn đề nêu trên, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ e-mail hanoi@duongtran.vn.